Таблица учёта автопарка в Excel — шаблон, скачать бесплатно
Готовая книга Excel для небольшого проката: список машин со сроками страховок, журнал аренд с расчётом суток и долгов, расходы и лист итогов с выручкой, прибылью и загрузкой по каждой машине. Внесите свои машины прямо на странице — они попадут в файл, а формулы будут работать с первой строки.
- Бесплатно, без регистрации
- Данные остаются в браузере
- Готовый файл Excel
.xlsx · бесплатно, без регистрации и e-mail · шаблон с формулами и двумя строками-примерами — замените их своими машинами
Внесите свои данные или оставьте примеры и замените их уже в Excel. Файл собирается в браузере, данные не отправляются на сервер.
| Гос. номер | Марка, модель | Год | Цена покупки, ₽ | Дата покупки | ОСАГО до | КАСКО до | Тариф, ₽/сут | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Как пользоваться
- 1Замените примеры своими машинами: госномер, модель, год, цена, даты ОСАГО и КАСКО, тариф.
- 2Нажмите «Скачать Excel» — файл соберётся в браузере.
- 3На листе «Аренды» вносите каждую аренду: даты, госномер, клиент, тариф — сутки, сумма и долг посчитаются сами.
- 4На листе «Расходы» вносите ТО, ремонт, страховку, мойку с госномером.
- 5На листе «Итоги по авто» задайте период — увидите выручку, расходы, прибыль и загрузку каждой машины.
Что внутри шаблона
Книга состоит из четырёх листов, связанных формулами:
| Лист | Что в нём | Что считается |
|---|---|---|
| Автопарк | машины, цены, даты страховок, тарифы | дней до окончания ОСАГО и КАСКО |
| Аренды | даты, машина, клиент, тариф, оплаты, залог | сутки, сумма аренды, долг |
| Расходы | дата, машина, категория, сумма | — |
| Итоги по авто | период | выручка, расходы, прибыль, сутки, загрузка |
Пример заполнения листа «Аренды»
Начало — 10.10.2026 10:00, окончание — 13.10.2026 10:00, госномер А001АА777, клиент и телефон, тариф 3 200 ₽. Таблица посчитает 3 суток и 9 600 ₽ аренды. Добавьте 500 ₽ за детское кресло в «Доп. услуги» и 10 100 ₽ в «Оплачено» — долг станет нулевым. Залог запишите в отдельный столбец: это не выручка, и в итогах он не учитывается.
Если аренда продлевается, меняйте дату окончания в той же строке — сутки и сумма пересчитаются. Отменённые брони в таблицу не вносите или удаляйте: иначе они исказят загрузку.
Как работают формулы
Сутки аренды считаются как округлённая вверх разница между окончанием и началом (минимум одни сутки). Сумма аренды = сутки × тариф, долг = аренда + доп. услуги − оплачено. На листе итогов выручка и расходы собираются функцией СУММЕСЛИ по госномеру, а загрузка — как сутки в аренде, делённые на число дней периода.
Поэтому важно писать госномер одинаково во всех листах — без пробелов и в одном регистре. Файл открывается в Excel, LibreOffice, «Р7-Офис» и Google Таблицах.
Когда таблицы хватает, а когда нет
Для 3–10 машин и одного-двух сотрудников таблица — нормальный старт: всё видно, ничего не нужно настраивать. Проблемы начинаются с ростом: двойные брони, потому что таблицу не обновили вовремя; ошибки в формулах после случайной правки; нет истории изменений; клиенты и залоги в разных местах; невозможно работать с телефона на выдаче.
Признаки, что пора переходить на систему, и сравнение подходов — в статьях CRM или Excel для автопроката и как вести учёт в автопрокате.
- Больше одного сотрудника принимает брони.
- Случилась хотя бы одна двойная бронь.
- Вы не можете за минуту сказать, какая машина свободна на выходные.
- Залоги и штрафы считаются «по памяти».
Связанные шаблоны
Для обслуживания машин скачайте график ТО в Excel, для штрафов — журнал штрафов ГИБДД. Посчитать загрузку и выручку на машину без таблицы можно в калькуляторе загрузки автопарка.
Правила, которые сохранят таблицу рабочей
Таблица учёта ломается не из-за формул, а из-за привычек. Договоритесь с командой о нескольких правилах:
- Одна книга на всех, а не копии на компьютерах сотрудников.
- Госномер — всегда в одном формате, без пробелов.
- Не удалять строки с формулами: очищать значения, а не строки.
- Вносить аренду в момент брони, а не в конце дня.
- Раз в месяц сохранять копию книги — это ваша история.
Частые вопросы
Шаблон бесплатный?
Да, без регистрации. Файл собирается в браузере, данные не отправляются на сервер.
Можно ли добавить машины потом?
Да: добавьте строку на листе «Автопарк» и строку на листе «Итоги по авто» (скопируйте формулы из строки выше).
Почему загрузка показывает странные цифры?
Проверьте даты периода на листе итогов и что госномера в арендах написаны так же, как в списке машин.
Работает ли в Google Таблицах?
Да, загрузите файл в Google Диск и откройте как таблицу — формулы сохраняются.
Можно ли скачать бесплатно без регистрации?
Да. Кнопка «Скачать бесплатно — Excel» — это прямая ссылка на файл tablitsa-ucheta-avtoparka-excel.xlsx: никаких форм, e-mail и регистрации. Файл можно редактировать, печатать и использовать в работе без ограничений.
Другие инструменты
Читайте по теме
Когда таблица стала тесной
Auto555 — та же логика учёта, но без ручных формул: шахматка броней, клиенты, залоги, расходы и прибыль по машинам. Бесплатный тариф навсегда.
Бесплатный тариф навсегда · без карты