Аренда автомобилей для юрлиц: как работать с корпоративными клиентами

Корпоративный спрос складывается из нескольких типичных сценариев.

• Командировки. Сотрудники приезжают в город на несколько дней и берут машину на время поездки.
• Временные проекты. Строительство, монтаж, выездные работы — машины нужны на месяцы.
• Замена служебного транспорта. Свои машины в ремонте или на ТО, нужна замена на время.
• Новые сотрудники и испытательный срок. Компания не готова сразу закреплять служебную машину.
• Мероприятия. Конференции, выставки, трансфер гостей.

Каждому сценарию подходит свой формат: командировкам — посуточная аренда с подачей к аэропорту, проектам — помесячная, мероприятиям — разовая аренда нескольких машин. О долгосрочных условиях мы писали в статье о долгосрочной аренде.

С компанией выгоднее заключить один рамочный договор, а не подписывать новый на каждую аренду. В рамочном договоре фиксируются общие условия, а каждая аренда оформляется заявкой или актом.

Что обычно входит в рамочный договор:

1. 1Предмет: предоставление автомобилей во временное пользование по заявкам.
2. 2Порядок подачи заявки: кто имеет право заказывать машины со стороны клиента, в какой форме, за какой срок.
3. 3Цены: прайс или ссылка на действующий тариф, корпоративные скидки.
4. 4Порядок оплаты: предоплата, постоплата, лимит задолженности.
5. 5Ответственность за повреждения, штрафы, нарушения.
6. 6Допуск водителей: кто может управлять машиной.
7. 7Документооборот: какие документы и в какие сроки предоставляет прокат.
8. 8Срок действия и порядок расторжения.

Структура зависит от того, как вы работаете: аренда без экипажа, с экипажем, с правом выкупа. Текст договора стоит подготовить с юристом. Общие принципы — в статье об оформлении договора аренды.

Для бухгалтерии клиента аренда — это расход, который нужно подтвердить документами. Если документы приходят с опозданием или с ошибками, компания задерживает оплату, а в следующий раз выбирает другой прокат.

Набор документов зависит от вашей системы налогообложения. Для компании, которая работает с НДС, важно, является ли им прокат: это влияет на выбор поставщика. Обсудите этот вопрос с бухгалтером до начала работы с крупными клиентами.

Компании часто хотят платить по факту, раз в месяц. Это нормальная практика, но она переносит риск неоплаты на прокат.

• Начинайте новых клиентов с предоплаты или небольшого лимита.
• Увеличивайте лимит после нескольких месяцев своевременной оплаты.
• Фиксируйте в договоре сроки оплаты и последствия просрочки.
• Следите за задолженностью по каждому клиенту: при превышении лимита новые машины выдаются только после оплаты.
• Проверяйте контрагента перед заключением договора — по открытым реестрам.

В частной аренде водитель — это клиент. В корпоративной за рулём могут быть разные сотрудники компании, и прокат должен понимать, кто именно управляет машиной в каждый момент.

• Список допущенных водителей с данными водительских удостоверений.
• Порядок добавления нового водителя: письмо от уполномоченного лица компании.
• Требования к стажу и возрасту — те же, что для частных клиентов, или отдельные по договору.
• Ответственность компании за действия своих водителей.

Список водителей нужен не только для допуска, но и для штрафов: когда приходит штраф с камеры, компания должна понять, кто был за рулём.

Штрафы — главная операционная нагрузка в корпоративных арендах. Машина одна, водителей несколько, штрафы приходят с задержкой.

1. 1Проверяйте штрафы по машинам регулярно, а не только при возврате. Подробно — в статье о контроле штрафов ГИБДД.
2. 2Определяйте аренду и водителя по дате и времени нарушения.
3. 3Передавайте штраф клиенту с документом и данными водителя.
4. 4Договоритесь в договоре, кто оплачивает штраф: компания напрямую, прокат с перевыставлением или прокат с последующим удержанием.

Скидка для компании оправдана, если она приносит объём или стабильность. Удобно привязывать её к понятным параметрам.

• Объём: число машино-дней в месяц.
• Длительность: помесячная аренда дешевле посуточной.
• Предсказуемость: заявки за неделю вперёд позволяют планировать парк.
• Оплата: предоплата может давать лучшие условия, чем постоплата.

Не стоит давать большую скидку на старте «для привлечения». Корпоративный клиент выбирает прокат за надёжность и документы, а скидку, которую потом придётся отменить, воспримет как повышение цены.

• Компании с выездными работами в вашем городе: строительство, монтаж, сервис.
• Отели и организаторы мероприятий — партнёрство на трансфер и аренду для гостей.
• Компании, у которых свои машины проходят ТО, — через автосервисы и дилеров.
• Существующие частные клиенты, которые арендуют машину в командировку на свою компанию.

Последний канал недооценён: если клиент уже арендовал машину для работы и просил закрывающие документы, предложите ему корпоративный договор. О каналах привлечения в целом — в статье о привлечении клиентов в автопрокат.

Ежемесячный отчёт — простая вещь, которая отличает надёжного поставщика. В нём:

• все аренды за месяц с датами, машинами и водителями;
• сумма к оплате и уже оплаченное;
• штрафы с привязкой к водителям;
• повреждения и удержания, если были.

В Auto555 аренды компании, счета, акты и штрафы собираются в карточке клиента, а отчёт за период формируется без ручной сверки таблиц. Как устроен финансовый учёт, можно посмотреть в разделе о финансовом учёте автопроката, а связь с бухгалтерией — в разделе об интеграции с 1С.